Tager 5 minutter at læse | Artiklens 4 pointer

  • Formålet med systemer er at gøre processer mere effektive
  • Effektive systemer er dem der er intuitive at bruge
  • Når vi visualiserer problemer bliver det nemmere at få gjort noget ved dem
  • Der findes problemer i alle former for systemer, og de kan ikke løses før de erkendes

Jeg bladrede for nyligt i David Allens bog Ready For Anything, og faldt over citatet: “The better your systems, the more you don’t know you have them.” Det er meget godt set af David Allen.

Sagt på en anden måde, bruger du for meget energi på at bakse med dit system, så er det ærlig talt et skodsystem. Fordi formålet med systemer er at spare energi. Det er

 

Sagt på en tredje måde:

Effektiviteten af dit system er omvendt proportionalt med den opmærksomhed du giver systemet.

Jeg er vild med det citat. Fordi nu kan vi slå tre streger og skrive et par ord, og så har vi en model. En model vi kan visualisere for os selv, hver gang vi bliver frustreret over: en arbejdsmetode, et IT-system, den interne kommunikation osv.

Du kender det sikkert godt, ineffektive systemer er frustrerende, og det er svært at forklare hvorfor. Frustrationerne bunder i, at vi som mennesker er blevet indoktrineret til altid at skulle sætte ord på. Lige fra forældrene, til skolelærerne, i parforholdet, til jobsamtalen og til møderne – vi bliver konstant bedt om det samme: ”Kan du sætte nogle (flere) ord på”.

Det kan imidlertid være rigtig svært at sætte ord på ens frustrationer over et system vi bruger i vores dagligdag. På nogle arbejdspladser går der ligefrem sport i fx at hade et IT-system men uden, at nogen gør noget ved.

Derfor hjælper modeller, der visuelt kan minde os om, at problemet ofte bunder i at systemet ikke er intuitivt, hurtigt eller smart nok. En model er nemmere at huske, og når det er nemmere at huske, er det nemmere at bruge i praksis.

Så her er lyntesten: Hvor på kurven ligger dit system? For eksempel hvor ligger dine arbejdsrutiner, dit arkivsystem, dit BI-system eller din virksomheds rutiner, når I holder møde. Gå med din mavefornemmelse. Du ved sikkert instinktivt, hvor på kurven det pågældende system ligger. Og hvis det er for langt til højre på kurven, bør det give et visuelt incitament til at reflektere over det, få det italesat og gjort noget ved det. Uanset om det er for dig selv, dit team, din chef eller din kunde.

Kommunikation på arbejdspladsen er et godt eksempel. ”Small talk” ved kaffeautomaten er måske den nemmeste form for kommunikation. Det er mindre formelt og mere afslappet, og derfor glider snakken nemmere, da man er mindre opmærksom på situationen.
Hvorimod lange email-kæder med adskillige modtagere, videresendte mellemled og diverse chefer på CC. I denne situation bliver man ekstremt opmærksom på systemet, hvilket kan være hæmmende for kommunikationen.

I begge eksempler er det nemt at lynteste, hvor systemet ligger på kurven. Det foregår instinktivt, og man får hurtigt visualisereret problemet. Og ved at reflektere over problemet kan man for eksempel komme til den erkendelse, at måske skulle man bare gribe knoglen og give et ring i stedet for at trille tommelfingre og vente på en mail.

Det var blot et eksempel indenfor kommunikation, men disse problemer findes alle steder. Den tidskrævende opmærksomhed kalder man dårlig UX (user experience) indenfor digitalt design. Indenfor business intelligence, hvor vi arbejder med behandling af data, ville vi kalde det manuelle og ressourcekrævende processer. Indenfor egen produktivitet ville vi nok bare kalde det Facebook. Det findes alle steder. Og alle steder kan det være givende at tænke lidt over, hvornår er systemet for synligt? Og hvordan får vi gjort systemet lidt mere usynligt?

Vores arbejde i Vision IT handler netop om at få gjort data synlige med intuitive BI-systemer. Derfor kræver det hele tiden, at vi skal kunne